Here we finally get to the most critical part: making sure the supplier actually produces your goods exactly as expected.
It is common for some Chinese suppliers to agree to every single request before receiving your order and deposit. But once production starts, things can easily spiral out of control. Once you pay the deposit, you lose a significant amount of your leverage.
This guide is aimed at showing you exactly how to regain that control, guarantee product quality, and keep your production schedule on track.
Adım Adım Üretim Kılavuzu
| Adımlar | Nasıl |
| 1. Satın alma siparişi sözleşmesi | Sözleşmenin Keyfine Varın. Tedarikçinize karar verdiğinizde bir sipariş sözleşmesi hazırlamanız gerekir. İyi bir sözleşme birçok potansiyel sorundan kurtulmanıza yardımcı olabilir. |
| 4. Sevkiyat öncesi denetim | Sevkiyat Öncesi Muayene. It’s the last quality check of the mass cargoes before the shipment. This time, you mainly aim to check the package, label, and product quality as well. |
| 3. Hat içi denetim | Üretim Kalite Kontrolü. Seri üretim sırasında kaliteyi kontrol etmek, siparişinizin doğru programda olmasını sağlamaktır. Bu arada, seri üretim numune kalitesinin PP numunesine uygun olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir. |
| 4. Sevkiyat öncesi denetim | Sevkiyat Öncesi Muayene. Bu, toplu kargoların sevkiyattan önceki son kalite kontrolüdür. Bu sefer esas olarak paket, etiket ve ürün kalitesini de kontrol etmeyi hedefliyorsunuz. |
1. Satın alma siparişi sözleşmesi
There is no such thing as a perfect contract, but a well-drafted one can easily solve or prevent major disputes. Below are the recommended terms you must include in your Purchase Order (PO).
| The signature of the representative of the supplier | Şartlar | Açıklama |
| Başlık | K/İşveren: | ABC Company ltd 123 Hexie Yolu Yiwu, Zhejiang, CN 310000 |
| Gönderilecek: | ABC Şirketi, Inc 123 Great Street Drive Wonderland, ABD 45678 TEL/FAZ: +1 407 *** | |
| Tarih S/N No. | 25 Ekim 2016, S/N:20160501A | |
| Genel | Ürün Özellikleri | a. Ürün adı b. Fotoğraf c. Boyutlar d. Malzeme ve Renk e. Paketleme ve Etiketleme |
| Teslim süresi | Depozito ödemesinden itibaren üretim süresi. | |
| Çevresel Gereklilikler | Ülkenizin çevresel gerekliliklerine uygun olabilirler. | |
| Telif Hakkı, Patentler ve Telif Ücretleri | Tedarikçi, ürünü ve tasarımını herhangi bir üçüncü tarafa dağıtamaz veya ticari olarak satamaz. | |
| Malların Durumu | Kalite kontrol | a. Ürünler öngörülen ürün özelliklerine uygun olmalıdır. Nihai ürünün kalite standardını karşılayamaması durumunda, malları reddetme hakkımız vardır ve oluşan tüm masraflar tedarikçiye ait olmalıdır. b. Üretim sırasında kargo denetimini yürütmesi için üçüncü taraf bir kurumu görevlendirmeye hakkımız vardır. c. Gerçek ve etkili bir kalite denetim raporu alana kadar bakiye ödemesini geciktirme hakkına sahibiz. |
| Kusurlar | Kusur oranı ürün kategorilerine göre değişir. Genellikle 1% civarındadır. Bazı ürünlerin düşük yüzdesi, örneğin ucuz aksesuarlar, 5% civarında olabilir. | |
| Uyumluluk Testi | Nitelikli bir ürüne mi yoksa sadece sertifikanın kendisine mi ihtiyacınız olduğunu açıkça belirtmelisiniz. Bir durum için, sizin için gerçek bir sertifika var ancak ürünün kendisinin testi geçmesi gerekmiyor. | |
| Faturalar ve Ödeme | Faturalar | Tüm faturalarda PO'nun tutarı ve alıcı tarafındaki tüm masraflar açıkça belirtilecektir. |
| Ödeme koşulları | Ödeme vadesini görüşmek için. | |
| Depozito | Depozito: 30% TT (Varsa) | |
| Denge | Sevkiyattan önce veya Konşimento nüshasına karşı | |
| Teslimat | Taşımacılık şartları | Denizyolu sevkiyatı, Havayolu sevkiyatı, Demiryolu sevkiyatı |
| İhracat şartları | EXW, FOB, CIF, DAP | |
| Paket | a. Dış karton b. Nakliye işareti c. Palet veya Tekstil çantası | |
| Belgeler | a. Konşimento b. Ticari Fatura c. Paket Listesi d. Menşe Ülke/Form A e. Fümigasyon sertifikası f. Diğer belgeler | |
| Sigorta | Sigortaya, parça sevkiyatına ve/veya ürün sorumluluğuna ihtiyacınız olup olmadığını netleştirin. | |
| Geç Teslimat Maddesi | Cezayı bakiye ödemesinden gün başına belirli bir oranda düşer. | |
| Kayıp veya Hasar | Nakliye sırasındaki kayıp veya hasardan hangi tarafın sorumlu olacağını beyan edin. | |
| Diğer terimler | Eklenti | Ürün fotoğrafları, renk sayfası, tasarım dosyaları vb. |
| Fesih | Tedarikçinin Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmemesi halinde, sözleşmenin nasıl feshedileceği açıklığa kavuşturulacaktır. | |
| Anlaşmazlıklar | Herhangi bir anlaşmazlık durumunda, her iki taraf da her türlü yargılamanın Çin Halk Cumhuriyeti'nde yapılmasını kabul eder. | |
| Geçerlilik | Geçerlilik süresi | |
| İmza | Tedarikçi temsilcisinin imzası | |
| Pul | Kırmızı yuvarlak damgayı kullanın |
2. Initial production inspection
If you cannot visit the factory in person, you should entrust a third party to conduct the checking on your behalf. However, even if you don’t hire an inspector right away, you can still control your supply chain remotely by taking these steps:
- Request a copy of the raw material purchase list before production starts, and ask for photos of the raw materials sitting in their warehouse.
- Ask for a strict production schedule. Knowing the production cycle helps you track the lead time effectively.
- Have them send you photos of the production workshop. This gives you an opportunity to understand their management style and professionalism.
- Confirm that the pre-production preparation is underway exactly as prescribed in the schedule.
3. Inline inspection
Inline production inspection usually happens when the order is about 20% fulfilled. Again, if you cannot be there, hire a third-party inspector. Commonly, this inspection is performed using the ANSI/ASQC Z1.4 (ISO 2859-1) standard.
The goals of an inline inspection are:
- To check if the cargoes are being produced according to the PO (specifications, quantity, and packaging).
- To check the efficiency of the ongoing production line and verify if they can realistically meet your deadline based on their daily volume.
- To pull a random mass production sample and compare it directly with your approved Pre-Production (PP) sample.
- To check the defect rate early, to avoid a massive batch of inferior products at the end.
4. Sevkiyat öncesi denetim
The Pre-Shipment Inspection (PSI) is an indispensable part of the importing process. Problems detected at the factory can be easily reworked by the supplier. Finding these same issues after the container arrives at your local port is a costly disaster.
| Kalite kriterleri | Kontrol listeleri |
| Miktar | a. Kutu veya karton başına adet b. Toplam kutu veya karton c. Toplam miktar |
| Boyutlar | a. Yükseklik b. Genişlik c. Uzunluk d. Çap e. Kalınlık vb. |
| Ağırlık ve Hacim | a. Net ağırlık b. Brüt ağırlık c. Kutu veya kartonun boyutu |
| Renk | Gerçek bulgunun fotoğrafını ekleyin |
| Ürün Görünümü | PP örneği ile karşılaştırın |
| Ürün Fonksiyonu ve Performansı | a. Kullanım testi b. Su geçirmezlik c. Toz direnci d. Mekanik testler vb. |
| Etiketler & İşaret | Etiketler ve nakliye işareti |
| Paket | a. satış kutusu b. sanat eseri tasarımı c. köpükleri korur (eğer varsa) d. dil vb. |
| Örnek Toplama | Her bir kalem için numune toplanmasını tavsiye edin |
| Test ve Özel Gereksinimler | N/A |
| Dış Paket | a. Outer cartons b. İç kutular c. Koruma d. Paletler veya tekstil torbalar |
We highly suggest sending a third-party inspector to the factory to report back with a professional inspection sheet. Remember, this inspection doesn’t check every single product one by one; it checks the average quality by picking random samples.
5 Expert Tips for Bulletproof Quality Control
Dual-Language Contracts
A contract is your ultimate tool. To eliminate any language misunderstandings, we strongly suggest signing contracts drafted in both English and Chinese.
The Power of the Red Stamp
This is critically important in China. You must ensure the supplier stamps the contract with their official red round seal. A red seal is registered with the government and legally binding under Chinese law. A blue seal or a simple signature often holds no legal weight.
Ask for a Fingerprint
Having the supplier’s legal representative sign and press their fingerprint on the contract is even better. Fingerprints carry strong legal authority in China, and local businesspeople are accustomed to this practice. It is a great way to gauge their sincerity.
Use Objective Third Parties
For Initial and Inline inspections, an objective third-party company is your best bet. If you are on a tight budget, explicitly demand that the factory’s internal QC team sends you a detailed inspection report with photos.
Hold the Leverage
Never wire the final balance payment bluntly. If it is a new supplier, order a Pre-Shipment Inspection. You make the decision to approve shipping or demand re-working based only on that report. Once the goods leave the factory and the balance is paid, it is incredibly difficult to force a Chinese supplier to take responsibility for defects.
We hope you find this guide helpful for your importing business! If you need a reliable partner on the ground to draft bilingual contracts, audit factories, or conduct professional quality control inspections, the team at My Sourcify is here to help. Leave your questions in the comments below!
