Here we finally get to the most critical part: making sure the supplier actually produces your goods exactly as expected.
It is common for some Chinese suppliers to agree to every single request before receiving your order and deposit. But once production starts, things can easily spiral out of control. Once you pay the deposit, you lose a significant amount of your leverage.
This guide is aimed at showing you exactly how to regain that control, guarantee product quality, and keep your production schedule on track.
Guide de production étape par étape
| Étapes | Comment |
| 1. Contrat de commande | Se laisser tenter par le contrat. Vous devez rédiger un contrat de commande lorsque vous avez choisi votre fournisseur. Un bon contrat peut vous aider à vous débarrasser de nombreux problèmes potentiels. |
| 4. Inspection avant expédition | Inspection avant expédition. It’s the last quality check of the mass cargoes before the shipment. This time, you mainly aim to check the package, label, and product quality as well. |
| 3. inspection en ligne | Contrôle de la qualité de la production. Vérifier la qualité pendant la production en série, c'est s'assurer que votre commande respecte le calendrier prévu. Parallèlement, vous devez vérifier si la qualité de l'échantillon de la production de masse est conforme à celle de l'échantillon PP. |
| 4. inspection avant expédition | Inspection avant expédition. Il s'agit du dernier contrôle de qualité des cargaisons de masse avant l'expédition. Cette fois, il s'agit de vérifier la qualité de l'emballage, de l'étiquette et du produit. |
1. Contrat de commande
There is no such thing as a perfect contract, but a well-drafted one can easily solve or prevent major disputes. Below are the recommended terms you must include in your Purchase Order (PO).
| The signature of the representative of the supplier | Conditions | Description |
| En-tête | TO/Vender : | ABC Company ltd 123 Hexie Road Yiwu, Zhejiang, CN 310000 |
| Expédier à : | ABC Company, Inc 123 Great Street Drive Wonderland, États-Unis 45678 TEL/FAZ : +1 407 *** | |
| Date. S/N No. | 25 octobre 2016, S/N:20160501A | |
| Général | Spécifications du produit | a. Nom du produit b. Photo c. Dimensions d. Matériau et couleur e. Emballage et étiquetage |
| Délai d'exécution | Le délai de production à partir du paiement de l'acompte. | |
| Exigences environnementales | Ils peuvent être conformes aux exigences environnementales de votre pays. | |
| Droits d'auteur, brevets et redevances | Le fournisseur ne peut pas distribuer ou vendre commercialement le produit et sa conception à un tiers. | |
| État des marchandises | Contrôle de la qualité | a. Les produits doivent être conformes aux spécifications prescrites. Si le produit final ne répond pas aux normes de qualité, nous avons le droit de rejeter les marchandises, et tous les frais encourus doivent être à la charge du fournisseur. b. Nous avons le droit de confier à un institut tiers l'inspection de la cargaison pendant la production. c. Nous avons le droit de retarder le paiement du solde jusqu'à ce que nous recevions un rapport d'inspection de la qualité réel et efficace. |
| Défauts | Le taux de défectuosité varie selon les catégories de produits. Il se situe généralement autour de 1%. Le pourcentage inférieur de certains produits, tels que accessoires bon marché, peut-être autour de 5%. | |
| Tests de conformité | Vous devez préciser que vous avez besoin d'un produit qualifié ou simplement du certificat lui-même. Dans un cas, il existe un véritable certificat pour vous, mais le produit lui-même n'a pas besoin de passer le test. | |
| Factures et paiements | Factures | Toutes les factures doivent indiquer clairement le montant de la commande et tous les frais à la charge de l'acheteur. |
| Conditions de paiement | Négocier le délai de paiement. | |
| Dépôt | Dépôt : 30% TT (le cas échéant) | |
| Équilibre | Avant l'expédition ou contre la copie du B/L | |
| Livraison | Conditions de transport | Transport maritime, Transport aérien, Transport ferroviaire |
| Conditions d'exportation | EXW, FOB, CIF, DAP | |
| Paquet | a. Carton extérieur b. Marque d'expédition c. Palette ou sac textile | |
| Documents | a. Lettre de voiture b. Facture commerciale c. Liste de colisage d. Pays d'origine/Formule A e. Certificat de fumigation f. Autres documents | |
| Assurance | Précisez si vous avez besoin d'une assurance, d'une expédition partielle et/ou d'une responsabilité du fait des produits ou non. | |
| Clause de retard de livraison | Déduire la pénalité du paiement du solde à un certain taux par jour. | |
| Perte ou dommage | Déclarer la partie responsable de la perte ou de l'endommagement pendant le transport. | |
| Autres termes | Pièce jointe | Photos de produits, feuilles de couleurs, fichiers de conception, etc. |
| Cessation d'activité | Si le fournisseur ne remplit pas ses obligations au titre du contrat, il doit préciser les modalités de résiliation du contrat. | |
| Les litiges | En cas de litige, les deux parties consentent à ce que toutes les procédures se déroulent en République populaire de Chine. | |
| Validité | Durée de validité | |
| Signature | La signature du représentant du fournisseur | |
| Tampon | Utiliser le tampon rond rouge |
2. Initial production inspection
If you cannot visit the factory in person, you should entrust a third party to conduct the checking on your behalf. However, even if you don’t hire an inspector right away, you can still control your supply chain remotely by taking these steps:
- Request a copy of the raw material purchase list before production starts, and ask for photos of the raw materials sitting in their warehouse.
- Ask for a strict production schedule. Knowing the production cycle helps you track the lead time effectively.
- Have them send you photos of the production workshop. This gives you an opportunity to understand their management style and professionalism.
- Confirm that the pre-production preparation is underway exactly as prescribed in the schedule.
3. Inline inspection
Inline production inspection usually happens when the order is about 20% fulfilled. Again, if you cannot be there, hire a third-party inspector. Commonly, this inspection is performed using the ANSI/ASQC Z1.4 (ISO 2859-1) standard.
The goals of an inline inspection are:
- To check if the cargoes are being produced according to the PO (specifications, quantity, and packaging).
- To check the efficiency of the ongoing production line and verify if they can realistically meet your deadline based on their daily volume.
- To pull a random mass production sample and compare it directly with your approved Pre-Production (PP) sample.
- To check the defect rate early, to avoid a massive batch of inferior products at the end.
4. Inspection avant expédition
The Pre-Shipment Inspection (PSI) is an indispensable part of the importing process. Problems detected at the factory can be easily reworked by the supplier. Finding these same issues after the container arrives at your local port is a costly disaster.
| Critères de qualité | Listes de contrôle |
| Quantité | a. Nombre de pièces par boîte ou carton b. Nombre total de boîtes ou de cartons c. Quantité totale |
| Dimensions | a. Hauteur b. Largeur c. Longueur d. Diamètre e. Épaisseur, etc. |
| Poids et volume | a. Poids net b. Poids brut c. Taille de la boîte ou du carton |
| Couleur | Joindre la photo de la découverte actuelle |
| Aspect du produit | Comparaison avec l'échantillon PP |
| Fonction et performance du produit | a. Test d'usage b. Résistance à l'eau c. Résistance à la poussière d. Essais mécaniques, etc. |
| Étiquettes et marques | Étiquettes et marques d'expédition |
| Paquet | a. boîte de vente b. concevoir des œuvres d'art c. protège les mousses (le cas échéant) d. la langue, etc. |
| Collecte d'échantillons | Recommander de prélever un échantillon pour chaque élément |
| Test et exigences particulières | N/A |
| Emballage extérieur | a. Outer cartons b. Boîtes intérieures c. Protection d. Palettes ou sacs textiles |
We highly suggest sending a third-party inspector to the factory to report back with a professional inspection sheet. Remember, this inspection doesn’t check every single product one by one; it checks the average quality by picking random samples.
5 Expert Tips for Bulletproof Quality Control
Dual-Language Contracts
A contract is your ultimate tool. To eliminate any language misunderstandings, we strongly suggest signing contracts drafted in both English and Chinese.
The Power of the Red Stamp
This is critically important in China. You must ensure the supplier stamps the contract with their official red round seal. A red seal is registered with the government and legally binding under Chinese law. A blue seal or a simple signature often holds no legal weight.
Ask for a Fingerprint
Having the supplier’s legal representative sign and press their fingerprint on the contract is even better. Fingerprints carry strong legal authority in China, and local businesspeople are accustomed to this practice. It is a great way to gauge their sincerity.
Use Objective Third Parties
For Initial and Inline inspections, an objective third-party company is your best bet. If you are on a tight budget, explicitly demand that the factory’s internal QC team sends you a detailed inspection report with photos.
Hold the Leverage
Never wire the final balance payment bluntly. If it is a new supplier, order a Pre-Shipment Inspection. You make the decision to approve shipping or demand re-working based only on that report. Once the goods leave the factory and the balance is paid, it is incredibly difficult to force a Chinese supplier to take responsibility for defects.
We hope you find this guide helpful for your importing business! If you need a reliable partner on the ground to draft bilingual contracts, audit factories, or conduct professional quality control inspections, the team at My Sourcify is here to help. Leave your questions in the comments below!
